A SZÁMLA KÖTELEZŐ ELEMEI

  • a számla kibocsátásának kelte;
  • a számla sorszáma, amely a számlát – kétséget kizáróan – azonosítja;
  • a termék értékesítőjének, szolgáltatásnyújtójának adószáma;
  • a termék értékesítőjének, szolgáltatásnyújtójának, valamint a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybe vevőjének neve és címe;
  • ha a termék beszerzője, szolgáltatás igénybe vevője az adófizetésre kötelezett, akkor a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybe vevőjének adószáma;
  • az értékesített termék megnevezése, továbbá mennyisége, illetve a nyújtott szolgáltatás megnevezése, továbbá mennyisége, feltéve, hogy az természetes mértékegységben kifejezhető;
  • a teljesítés – illetőleg az előleg átvételének, jóváírásának – időpontja, ha az eltér a számla kibocsátásának keltétől;
  • az áfa alapja, továbbá az értékesített terméknek az áfa nélküli egységára, illetőleg a nyújtott szolgáltatás áfa nélküli egységára, ha az természetes mértékegységben kifejezhető, valamint az alkalmazott árengedmény, feltéve, hogy azt az egységár nem tartalmazza;
  • az alkalmazott áfa mértéke;
  • az áthárított áfa, kivéve, ha annak feltüntetését az áfatörvény kizárja;
  • áfa-mentesség esetében, valamint abban az esetben, ha adófizetésre a termék beszerzője, szolgáltatás igénybe vevője kötelezett, jogszabályi hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a termék értékesítése, szolgáltatásnyújtása:
    • után a termék beszerzője, szolgáltatás igénybe vevője az adófizetésre kötelezett;
    • mentes az áfa alól;
    • áfa-körön kívüli (külföldi, nem EU-s országbeli);
  • új közlekedési eszköz EU-n belüli értékesítése esetén az áfatörvényben külön meghatározott, az új közlekedési eszközre vonatkozó adatok; utazásszervezési szolgáltatás nyújtása esetében jogszabályi hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy az áfatörvény XV. fejezetében meghatározott különös szabályokat alkalmazták;
  • használt ingóság, műalkotás, gyűjteménydarab vagy régiség értékesítése esetében jogszabályi hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy az áfatörvény XVI. fejezet 2. alfejezet  vagy 3. alfejezetében meghatározott különös szabályokat alkalmazták;
  • pénzügyi képviselő alkalmazása esetében a pénzügyi képviselő neve, címe és adószáma.

Forgalmi adó (áfa)

Azokban az országokban, ahol létezik forgalmi adó, az erre vonatkozó jogszabály előírja azokat a tartalmi és formai követelményeket, amelyek szükségesek ahhoz, hogy a számlában foglalt előzetesen felszámított adót levonásba lehessen helyezni. A forgalmi adóra vonatkozó jogszabályokat az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény és a 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet tartalmazza.

A számla nyelve

A számla magyar nyelven, vagy bármely más élő nyelven kibocsátható. Idegen nyelven kiállított számla esetében az adóigazgatási eljárás keretében lefolytatott ellenőrzés során a számla kibocsátójától megkövetelhető, hogy saját költségére gondoskodjon a hiteles magyar nyelvű fordításról (feltéve, hogy a tényállás tisztázása másként nem lehetséges). 2012. január 1. óta az adózás rendjéről szóló törvény 95. § (2) bekezdése szerint az angol, német és francia nyelvű számlákról már nem kell sem hiteles sem más fordítást készíteni az adóhatóság részére.

A számla fizetési határideje, pénzügyi teljesítése

A számla fizetési határideje a számla kötelező eleme. A számlán feltüntetett fizetési határidő megállapításánál a kiállítónak figyelembe kell venni a szerződésben meghatározottakat, illetve banki teljesítés esetén a banki értéknapot, amely nem eshet banki szünnapra, illetve szabad- vagy ünnepnapra. A pénzügyi teljesítés ideje a számla fizetési határideje, banki teljesítés esetén a fizetési határidővel megegyező banki munkanap, illetve banki szünnapra vagy szabad- és ünnepnapra megadott fizetési határidő esetén az azt követő első banki munkanap.

A számla befogadása

A számla befogadójának az alábbi feladatai vannak:

  • Ellenőrzés: befogadás előtt a vevőnek alakilag, formailag és tartalmilag meg kell vizsgálnia a számlát.
  • Befogadás: a számla befogadása fizikailag a számla átvételét, jogilag az elismerését jelenti. A számla befogadásával a gazdálkodás élhet a számlához fűzött jogokkal (pl. adólevonás,  költségelszámolás), illetve köteles teljesíteni a kapcsolódó kötelezettségeket (pl. adófizetés stb.)
  • Könyvelés: számlát a könyvelésbe bevezetni csak akkor lehet, ha az elismert követelésen alapul.

Elektronikus számla esetében a kapcsolódó kontír adatokat a NAV közlemény szerint egyértelmű hozzárendeléssel, elválaszthatatlan módon, az utólagos módosítás lehetőségét kizárva kell csatolni a számlához.

  • Megőrzés: ha a számla befogadója számlamegőrzésre kötelezett, akkor a számlát a Számviteli törvény 169. § (2) bekezdése szerint kell megőriznie.

Archiválás, megőrzés

Minden adóalany köteles biztosítani, hogy megőrzésre kerüljön akár az általa vagy az ő nevében és az ő képviseletében egy harmadik fél által kiállított számla. Ugyancsak megőrzési kötelezettség vonatkozik a kézhez kapott számlákra is. A Számviteli törvény 169. § (2) bekezdése a könyvviteli elszámolást alátámasztó számviteli bizonylatok megőrzési idejét legalább 8 évben határozza meg, amelyeket az éves zárás befejezéséig a feldolgozás helyén kell tárolni. Az éves zárást követően a bizonylatokat irattározni kell a megőrzési határidőig.

 

Alapbizonylat megőrzési ideje:

  • 8 év;
  • beszámolóé és az azt alátámasztó bizonylatoké: 10 év.

A megőrzési idő alatt biztosítani kell az adatok olvashatóságát, illetve ki kell zárni a törlődés, véletlen megsemmisülés, sérülés lehetőségét, továbbá a jogosulatlan hozzáférés esélyét. A Számviteli törvény 169. § (2) bekezdés hatálya az elektronikus számlákra is kiterjed, továbbá a 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet tartalmazza a digitális archiválás részletes szabályait. Az elektronikus számla csak elektronikus formában állítható ki, továbbítható és tárolható, annak papír alapú módozata eredeti hiteles dokumentumként nem használható. Elektronikus adatoknál nemcsak az adatokat kell megőrizni, hanem az olvasáshoz szükséges szoftvert és hardvert is. A megőrzést végezheti a számlabefogadó maga vagy egy digitális archiválással foglalkozó szolgáltató.

Megsemmisítés

A számlák a megőrzési határidő lejárta után a selejtezés általános szabályai szerint megsemmisíthetők.